Con questo articolo, primo di una lunga serie, abbiamo deciso di portarvi a conoscere alcune delle Scuole che hanno scelto di utilizzare ScuolaPay, risparmiando decine di ore di lavoro amministrativo e costi annessi per ricevere pagamenti dai genitori con figli iscritti presso il proprio istituto.
Iniziamo con la Scuola Materna San Giuseppe di Santena (TO).
La Scuola materna San Giuseppe di Santena, in provincia di Torino, è una scuola parrocchiale di dimensioni medio piccole che conta circa 140 alunni. Per la gestione delle rette utilizzano il software gestionale Step Business con cui effettuano anche la fatturazione elettronica.
Prima di ScuolaPay erano soliti inviare una mail a ciascun genitore con la richiesta dell’importo da pagare mensile, ma questo – pur avvenendo tramite software – aveva le seguenti criticità:
- le mail finivano frequentemente nello spam e si perdevano le comunicazioni, che dovevano essere reinoltrare a mano
- le persone pagavano via bonifico senza controllare l’importo dovuto e quindi occorreva un grande lavoro di riconciliazione e gestione di acconti e saldi la riconciliazione avveniva manualmente, spulciando quotidianamente gli estratti conti bancaria.
Verso la fine della primavera 2021, il responsabile del Comitato di Gestione, sig. Antonio Bergoglio, viene a conoscenza dell’integrazione sviluppata tra Step Business e ScuolaPay e chiede di adottare il sistema.
L’inizio non è stato semplice – racconta Bergoglio – perché occorre cambiare le abitudini consolidate sia delle persone interne che esterne. Ho quindi scelto un metodo drastico, comunicando a tutti che dal 1 di ottobre ScuolaPay sarebbe stato l’unica modalità di pagamento accettata! Alla fine, la scelta è stata premiante!”
Ogni sera, il sistema ScuolaPay Business si sincronizza automaticamente con il nostro software contabile, importa le nuove scadenze ed esporta i pagamenti che vengono automaticamente registrati negli incassi. Tutto in automatico. Inoltre, grazie ad un aggiornamento fatto da Step Business, viene emessa automaticamente la fattura, che viene inviata via mail e via App al genitore, che la trova allegata al movimento di pagamento in App.
Metodologie di pagamento più utilizzate dai genitori per pagare con ScuolaPay
La comodità di ScuolaPay è che ogni genitore sceglie il metodo di pagamento a lui più congeniale… ma la scuola riceve i pagamenti sempre con lo stesso metodo di sincronizzazione. – Antonio Bergoglio
Per chi non conoscesse le terminologie tecniche, l’addebito diretto è un metodo di pagamento che consente di addebitare direttamente un certo importo dovuto sul conto di un utente, previa la sua autorizzazione. Così come per i normali bonifici, anche gli addebiti diretti possono avvenire una tantum (pagamento spontaneo) o in maniera ricorrente.
Tempistiche veloci e automazioni efficaci: i due pilastri del servizio ScuolaPay per le scuole
“Dall’invio della richiesta di pagamento”, continua il signor Bergoglio, “alcuni genitori effettuano il pagamento già dopo i primi 10 minuti. Altri però, possono prendersela con calma attendendo fino ad una settimana, che è comunque molto meno tempo rispetto ai metodi di pagamento che utilizzavamo prima di introdurre ScuolaPay”
“Dall’arrivo di Scuolapay, è stato ridotto il flusso di persone che venivano direttamente in ufficio per pagare l’iscrizione e gli altri servizi scolastici. Per molti genitori e per la scuola stessa, il servizio è effettivamente più rapido”
Il vantaggio numero uno è sicuramente quello di non aver più persone che vengono in ufficio per pagare, unitamente all’automazione per la registrazione degli incassi e dell’invio delle ricevute direttamente dal gestionale
A fianco del responsabile amministrativo per adattare ScuolaPay alle esigenze della scuola e del proprio sistema contabile
Fin dal primo momento, tutto il team di ScuolaPay ha lavorato per dare ai suoi clienti uno strumento che rispondesse in toto alle loro esigenze ed ha lavorato a fianco del team di Step Business e del sig. Bergoglio per migliorare la soluzione.
Molto utili in tal senso i consigli ricevuti da signor Bergoglio:
Per esigenze contabili, noi registriamo molte voci da pagare e fatturando dopo il pagamento, sarebbe utile che l’app permettesse un accorpamento delle varie voci in un unico pagamento, tenendo automaticamente traccia delle singole partite pagate che rimangono da chiudere singolarmente.
Grazie! Sarà proprio questa il primo grande aggiornamento che i nostri utenti troveranno in App a partire dai primi di febbraio. Stiamo inoltre lavorando su altri spunti in merito alla reportistica, alla dashboard ed agli alert, che ci permetteranno di offrire un servizio ancora più ottimale alle scuole che già utilizzano ScuolaPay Business.
Non solo pagamenti verso la scuola, ma anche uno strumento utilizzato spontaneamente dai genitori per raccolte e casse comuni.
sarebbe bello creare delle collaborazioni con fattorie didattiche che hanno prodotti da vendere in partnership tramite il mercatino online di ScuolaPay.
Un altro consiglio utile che verrà preso in considerazione da ScuolaPay.
Prima di salutarci, Bergoglio ci comunica che nei prossimi giorni, già 30-40 nuovi genitori scaricheranno l’app ScuolaPay per pagare l’iscrizione del proprio figlio al prossimo anno alla materna San Giuseppe.
Per informazioni: https://www.parrocchiasantena.it/la-scuola/
